Manajemen perpustakaan adalah suatu proses dan upaya mencapai tujuan perpustakaan dengan mengatur dan memanfaatkan sumber daya perpustakaan yang dimiliki berupa manusia, dana, perlengkapan dan koleksi perpustakaan sehingga dapat menghasilkan karya, fungsi, peran, dan keahliannya masing-masing. Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi berupa produk intelektual dan artistik manusia.
Manajemen perpustakaan merupakan proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk dapat mengelola bahan pustaka baik berupa buku maupun non buku sehingga dapat digunakan sebagai bahan informasi oleh setiap pemakainya. Perpustakaan dalam pengelolaannya harus mempunyai pedoman agar tujuan yang diinginkan bisa tercapai. Perpustakaan tidak akan mencapai peran dan fungsinya jika tidak melibatkan manajemen dalam pelaksanaannya.
Berikut definisi dan pengertian manajemen perpustakaan sekolah dari beberapa sumber buku:
- Menurut Iskandar (2016), manajemen perpustakaan adalah proses mengatur, mengarahkan, membimbing, mengendalikan, mempengaruhi SDP (Sumber Daya Perpustakaan) sehingga dapat bekerja, berkarya, melakukan tugas-tugas kepustakawanan agar berjalan sesuai dengan tugas, fungsi dan tujuan perpustakaan.
- Menurut Lasa (2005), manajemen perpustakaan adalah upaya pencapaian tujuan perpustakaan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
- Menurut Bafadal (2001), manajemen perpustakaan adalah proses penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, pengendalian) sumber daya untuk pencapaian tujuan perpustakaan sekolah secara efektif dan efisien.
Fungsi Manajemen Perpustakaan
Di dalam manajemen perpustakaan terdapat beberapa fungsi yang harus dijalankan, antara lain yaitu:
a. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dengan efektif dan efisien. Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan dan harus disusun dengan baik. Perencanaan berguna untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan karangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan perencanaan hendaknya tercakup siapa (who) yang bertanggung jawab, apa (what) yang dilakukan, bagaimana (how) cara melaksanakannya, kapan (when) pelaksanaannya, dimana (where) dilakukannya, mengapa (why) dan berapa anggaran yang diperlukan.
Menurut Lasa (2005), hal-hal yang dilakukan dalam proses perencanaan perpustakaan adalah sebagai berikut:
- Penetapan Visi. Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang. Keadaan yang diinginkan itu belum pernah terwujud selama ini. Visi dalam suatu perpustakaan berfungsi untuk memperjelas arah perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen dalam mengambil tindakan ke arah yang benar.
- Penetapan Misi. Misi merupakan penjabaran visi dengan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dirasakan, dilihat, didengar, atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata.
- Penetapan Tujuan. Tujuan adalah sasaran yang akan dicapai perpustakaan sekolah dalam waktu dekat dan hasilnya dapat dirasakan. Oleh karena itu, tujuan perpustakaan sekolah harus jelas dan dalam penyusunan tujuan melibatkan seluruh komponen yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan. Penyatuan langkah ini sangat penting, agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses mengorganisasikan sebuah perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki SDM, sumber dana, prosedur, dan adanya koordinasi yang baik serta pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Dalam sistem pengorganisasian perpustakaan perlu diperhatikan elemen-elemen perpustakaan yang antara lain terdiri dari kegiatan, SDM, sistem, sumber informasi, sarana dan prasarana serta dana.
Menurut Lasa (2005), hal-hal yang dilakukan dalam pengorganisasian perpustakaan adalah sebagai berikut:
- Perumusan tujuan. Tujuan organisasi harus jelas dan diketahui oleh seluruh elemen yang terkait dalam organisasi itu. Dengan tujuan tertentu, aktivitas-aktivitas yang dilakukan akan mengarah pada tujuan yang telah dirumuskan.
- Pembagian kerja. Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi, perlu adanya pembagian tugas yang jelas. Tanpa pembagian tugas yang jelas maka akan terjadi tumpang tindih pekerjaan dan dari sini akan terjadi pemborosan.
- Pembagian wewenang. Dengan kekuasaan yang jelas pada masing-masing orang atau kelompok dalam organisasi, maka dapat dihindarkan terjadinya benturan kepentingan dan tindakan. Hal itu dimungkinkan karena setiap orang akan mengetahui batas-batas wewenang untuk bertindak.
- Kesatuan komando. Dalam sistem organisasi yang baik harus ada kesatuan komando/perintah agar tidak terjadi kebingungan ditingkat pelaksana. Oleh karena itu dalam sistem organisasi perpustakaan perlu dihindarkan adanya dualisme pengaruh dan kekuasaan dalam berbagai tingkat manajerial, baik pada manajer puncak, manajer menengah, maupun manajer lini.
- Koordinasi. Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi ini sangat penting bagi suatu lembaga untuk menyatukan langkah, mengurangi benturan tugas, dan mengurangi konflik internal.
c. Penggerakan (actuating)
Penggerakan adalah merangsang anggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dan kemauan yang baik. Penggerakan dijalankan setelah adanya rencana dan pengorganisasian, sebab penggerakan merupakan pelaksanaan atas hasil-hasil perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi penggerakan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena secara langsung berkaitan dengan manusia dengan segala jenis kepentingan dan keutuhannya.
Penggerakan merupakan tanggung jawab pimpinan perpustakaan, dan peran seorang pemimpin diperlukan dalam mendorong staf yang dipimpinnya. Penggerakan di perpustakaan mudah untuk diwujudkan, mudah untuk direalisasikan jika seluruh komponen dalam perpustakaan mengerti dan memahami tugas dan fungsinya masing-masing, karena tujuan actuating adalah untuk keberhasilan kerja, meningkatkan kinerja, dan untuk mencapai program kerja perpustakaan selama jangka waktu tertentu.
d. Pengawasan (controlling)
Pelaksanaan tugas, kekuasaan, dan tanggung jawab dalam perpustakaan perlu adanya pengawasan, yang pada umumnya merupakan coercion atau compeling artinya proses yang bersifat memaksa agar kegiatan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan rencana. Pengawasan dikaitkan dengan upaya untuk mengendalikan dan membina sebagai upaya pengendalian mutu. Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan perlu dipahami terlebih dahulu konsep perencanaan, standar evaluasi, dan sistem pengawasan. Oleh karena itu perlu diperhatikan sejauh mana kesesuaian perencanaan tentang kegiatan, SDM, sumber informasi, sistem, anggaran, dan sarana prasarana perpustakaan dengan realisasi pada waktu tertentu. Kegiatan pengawasan juga memerlukan tindak lanjut, untuk melakukan usaha perbaikan terhadap kekurangan, kelemahan atau kesalahan suatu sistem. Misalnya jangka waktu peminjaman yang kurang cukup fleksibel. Tahapan-tahapan tersebut di atas hendaknya dapat dilakukan dengan cermat, agar dapat melaksanakan proses controlling dengan baik.
Dalam melaksanakan pengawasan dapat dilakukan dengan cara preventif dan korektif. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi terjadinya penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif baru bertindak apa bila terjadi variasi-variasi dari hasil yang diinginkan. Apabila dalam pengawasan itu perlu dilakukan tindakan korektif, maka tindakan ini harus segera diambil. Tindakan korektif ini bisa berupa mengubah standar yang telah direncanakan, memperbaiki pelaksanaan, mengubah cara pengukuran pelaksanaan, atau mengubah cara interpretasi atas penyimpangan-penyimpangan.
e. Evaluasi (evaluating)
Evaluasi adalah pembuatan pertimbangan menurut suatu perangkat kriteria yang disepakati dan dapat dipertanggungjawabkan. Evaluasi di dalam perpustakaan merupakan cara untuk mengontrol kualitas program pelayanan perpustakaan dengan cara memeriksa apabila semua aspek perpustakaan sudah mencapai standar yang diharapkan. Hasil dari evaluasi dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan langkah-langkah perbaikan dan sekaligus untuk merencanakan program-program yang akan datang.
Beberapa hal yang perlu dievaluasi dalam perpustakaan antara lain adalah sebagai berikut:
- Evaluasi koleksi meliputi bagaimana cara-cara koleksi dipilih, diolah, diorganisasikan dan dilayankan kepada para pemustaka/pengunjung.
- Evaluasi ruangan dan perlengkapan yaitu memperhatikan luas ruangan yang disediakan untuk penempatan koleksi, jumlah tempat duduk, macam-macam perlengkapan perpustakaan, keadaannya dan lain-lainnya.
- Evaluasi pelayanan perpustakaan meliputi pelayanan peminjaman koleksi, pelayanan referensi dan informasi, pelayanan bimbingan kepada pembaca dan pelayanan jam buka perpustakaan.
- Staf, tercapainya tujuan perpustakaan sekolah harus memiliki pustakawan yang mampu melayani peminjaman dan sebagainya.
- Dana, untuk memberikan pelayanannya, perpustakaan sangat tergantung pada dana yang disediakan untuk pembelian buku-buku, majalah, perbaikan buku-buku yang rusak dan kegiatan pelayanan yang lain.
Pengelolaan Manajemen Perpustakaan
Pengelolaan dan pemeliharaan adalah serangkaian kegiatan terencana dan sistematis yang dilakukan secara rutin maupun berkala untuk menjaga agar sarana dan prasarana yang telah dibangun tetap dapat berfungsi dan bermanfaat sesuai dengan semestinya. Perpustakaan dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam pemanfaatannya apabila pengelolaannya baik dan benar atau tepat guna. Menurut Bafadal (2001), aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengelolaan manajemen perpustakaan dengan baik adalah sebagai berikut:
a. Pengelolaan koleksi bahan pustaka
Pengelolaan bahan pustaka adalah kegiatan yang berkenaan dengan koleksi bahan pustaka tiba di perpustakaan sampai tersusun di rak dan siap dipergunakan oleh murid dan guru. Pengelola perpustakaan mengadakan koleksi bahan pustaka sesuai dengan dana yang ada. Dalam mengoreksi/ membeli buku tersebut hendaknya diperhatikan kaitannya dengan mata pelajaran yang diajarkan disekolah serta disesuaikan dengan tingkatan intelegensi anak didik tersebut.
b. Inventarisasi dan klasifikasi
Inventarisasi adalah pencatatan koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa bahan pustaka tersebut sudah menjadi hak milik perpustakaan. Mengklasifikasi buku-buku perpustakaan baik perpustakaan umum atau perpustakaan sekolah, baik baik di perpustakaan yang sederhana ataupun di perpustakaan yang sudah maju sangatlah penting ini bertujuan untuk mempermudah murid atau mengguna perpustakaan yang lain untuk mendapatkan atau menemukan buku-buku yang diinginkan.
c. Pembuatan katalog
Katalogisasi adalah pendaftaran judul-judul buku menjadi katalog, penyusunan judul-judul buku atau kepustakaan dalam daftar. Daftar ini disusun sedemikian rupa sehingga orang dapat dengan cepat dan mudah menemukan buku yang dicari dan katalogisasi bertujuan untuk mempermudah pencarian buku pustaka yang diinginkan sebelum mencari ke ruangan tempat buku itu disimpan. Dari katalog itu kita mengetahui dimana letak buku beserta kodenya serta ruangan dimana tempat buku itu disimpan sehingga penemuan buku dapat berjalan dengan cepat tanpa harus memilah-milah dan memakan waktu yang lama.
d. Pemeliharaan dan pembinaan koleksi perpustakaan
Pemeliharaan ialah kegiatan atau tindakan melindungi koleksi, perabot, dan perlengkapan perpustakaan dari bahaya kemusnahan. Koleksi perpustakaan sekolah adalah kumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dipilih sesuai dengan tujuan program pendidikan sekolah yang bersangkutan, mencakup dan menunjang semua bidang studi, memberikan pengetahuan umum yang sesuai dengan tingkat kecerdasan, kemampuan baca dan perkembangan jiwa murid dan tuntutan profesi guru. Koleksi perpustakaan sekolah seharusnya selalu tumbuh selaras dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi. Tidak saja koleksi itu harus selalu ditambah, tetapi juga harus dijaga agar koleksi itu selalu yang mutakhir.
e. Sirkulasi bahan pustaka
Kegiatan pencatatan pada peminjaman bahan pustaka harus diadakan pencatatan/registrasi dari anggota perpustakaan. Untuk calon anggota harus mendaftar dan bersedia memenuhi syarat-syarat sebagai tanda pernyataan menjadi anggota baru perpustakaan. Setelah itu ia diberi kartu anggota dan berhak menggunakan fasilitas dan meminjamkan buku yang ia inginkan.
f. Organisasi personil
Agar pelaksanaan atau kegiatan dalam perpustakaan itu dapat berjalan dengan lancar, baik dan teratur untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka tenaga pelaksanaan bertanggung jawab sepenuhnya. Petugas perpustakaan merupakan salah satu sarana pokok di dalam menentukan keberhasilan perpustakaan. Betapa pun baik dan penuhnya lengkap sarana perpustakaan yang lainnya apabila tidak diikuti dengan kualitas dan kuantitas. petugas akan mempengaruhi optimalisasi pelayanan perpustakaan.
g. Perlengkapan perpustakaan
Untuk mendukung fungsi dan tujuan perpustakaan agar dapat optimal dibutuhkan perlengkapan perpustakaan sekolah seperti : Buku inventaris koleksi buku, buku inventaris koleksi bukan buku, kartu inventaris surat kabar, kartu inventaris majalah, cap inventaris, cap perpustakaan, bantalan cap, buku klasifikasi, kartu katalog, mesin tulis, kertas label, selotip, formulir kartu buku, formulir lembaran tanggal kembali, kantong kartu buku, lem, lembaran indeks, kartu petunjuk, formulir bon permintaan pinjam dan formulir pemilihan koleksi.
h. Administrasi perpustakaan
Kegiatan administrasi perpustakaan adalah kegiatan pencatatan buku-buku pustaka ke dalam buku induk perpustakaan sampai buku tersebut siap dipinjam. Dalam hal ini pun, kegiatan administrasi perpustakaan merupakan kegiatan administrasi, dalam arti ketatausahaan. Kegiatan ini meliputi: menghimpun, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan. Bagi anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku atau lalai sehingga menyebabkan buku yang dipinjamnya hilang atau hancur dan sebagainya dikenakan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Menetapkan peraturan dan tata-tertib peminjaman dan pengembalian buku perlu dilakukan agar keamanan dan kenyamanan anggota perpustakaan tetap terjaga dan anggota perpustakaan sama-sama merasa bertanggung jawab terhadap kelangsungan pengelolaan perpustakaan.
Pelayanan Manajemen Perpustakaan
Agar bisa mewujudkan pelayanan yang prima maka perpustakaan harus memiliki standar pelayanan yang terukur. Pelayanan berkualitas atau prima adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, serta mengikuti proses dan prosedur yang ditetapkan terlebih dahulu. Upaya penyediaan pelayanan perpustakaan yang berkualitas dapat dilakukan dengan memperhatikan ukuran-ukuran yang menjadi kriteria kinerja pelayanan.
Menurut Prastowo (2012), kriteria-kriteria pelayanan berkualitas antara lain adalah sebagai berikut:
- Kesederhanaan. (Tata cara pelayanan bisa diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh pemakai perpustakaan.
- Reliabilitas. (Konsistensi kinerja dengan tetap mempertahankan dan menjaga saling ketergantungan antara pemakai perpustakaan dengan pihak penyedia layanan. Misalnya, menjaga keakuratan pemberian informasi keberadaan koleksi pustaka, teliti dalam pencatatan data, dan tepat waktu.
- Tanggung Jawab. Hal ini meliputi pelayanan yang sesuai dengan urutan waktunya, menghubungi pengguna secepatnya apabila terjadi sesuatu yang perlu segera diberitahukan.
- Kecakapan. Artinya, para petugas pelayanan perpustakaan menguasai keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan dalam pengelolaan perpustakaan.
- Pendekatan dan kemudahan. Maksudnya, pelayanan harus mudah dihubungi oleh pengguna, tidak hanya dengan pertemuan secara langsung, tetapi juga melalui telepon dan internet. Oleh sebab itu, lokasi dari fasilitas dan operasi pelayanan juga harus diperhatikan.
- Keramahan. Hal ini meliputi kesabaran, perhatian, dan persahabatan dalam kontak antara petugas perpustakaan dan pengguna. Keramahan hanya diperlukan jika pelanggan termasuk dalam konsumen konkret. Sebaliknya, pihak penyedia jasa layanan tidak perlu menerapkan keramahan yang berlebihan jika layanan yang diberikan tidak dikonsumsi oleh para pengguna melalui kontak langsung.
- Keterbukaan. Yaitu pelanggan bisa mengetahui seluruh informasi yang mereka butuhkan secara mudah dan gamblang. Hal ini meliputi informasi mengenai tata cara, persyaratan, waktu penyelesaian, biaya dan lain-lain.
- Komunikasi. Komunikasi yang baik dengan pustakawan adalah bahwa pustakawan tetap memperoleh informasi yang berhak diperolehnya dari petugas perpustakaan dalam bahasa yang mereka fahami.
- Kredibilitas. meliputi adanya saling percaya antara pustakawan dan petugas perpustakaan, adanya usaha yang membuat petugas perpustakaan tetap layak dipercayai, adanya kejujuran kepada pustakawan dan kemampuan petugas untuk menjaga pengguna agar tetap setia.
- Kejelasan dan Kepastian. Maksudnya, mengenai tata cara rincian biaya layanan, dan tata cara pembayaran, jadwal waktu penyelesaian layanan tersebut. Hal ini sangat penting karena pustakawan tidak boleh ragu-ragu terhadap pelayanan yang diberikan.
- Keamanan. yaitu usaha untuk memberikan rasa aman dan bebas pada pemakai perpustakaan dari adanya bahaya, risiko dan keragu-raguan. Jaminan keamanan yang perlu diberikan berupa keamanan fisik, finansial, dan kepercayaan pada diri sendiri.
- Mengerti Harapan Pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan berusaha mengerti segala kebutuhan pelanggan. Memahami keinginan pengguna sebenarnya tidaklah sukar. Hal ini dapat dimulai dengan mempelajari kebutuhan-kebutuhan khusus yang di inginkan oleh pengguna dan memberikan perhatian secara personal.
- Kenyataan. Meliputi bukti-bukti atau wujud nyata dari pelayanan, berupa fasilitas fisik, adanya petugas yang melayani pengguna, peralatan yang digunakan dalam memberikan pelayanan, kartu pengenal dan fasilitas penunjang yang lainnya.
- Efisien. Maksudnya, persyaratan pelayanan hanya dibatasi oleh hal-hal yang berkaitan secara langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan. Namun, tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan hasil pelayanan.
- Ekonomis. Kriteria terakhir ini maksudnya adalah agar biaya pelayanan harus ditetapkan secara wajar (misalnya, pendaftaran anggota perpustakan), dengan memperhatikan nilai barang atau jasa dan kemampuan pelanggan untuk membayarnya.
Daftar Pustaka
- Iskandar. 2016. Manajemen dan Budaya Perpustakaan. Bandung: Refika Aditama.
- Lasa H.S. 2005. Manajemen Perputakaan. Yogyakarta: Gama Media.
- Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Malang: Bumi Aksara.
- Prastowo, Andi. 2012. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional. Yogyakarta: Diva Press.