Koordinasi - Pengertian, Tujuan, Jenis, Prinsip dan Faktor yang Mempengaruhi

Koordinasi adalah suatu proses rangkaian kegiatan dalam rangka pengintegrasian dan penyelarasan tujuan dan rencana kerja yang telah ditetapkan pada semua unsur, bidang fungsional dan departemen untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis secara efektif dan efisien. Dalam sebuah organisasi koordinasi harus diberikan oleh atasan dalam menyelesaikan tugas sehingga penyampaian informasi menjadi jelas dan pembagian pekerjaan kepada para bawahan sesuai dengan wewenang yang diterima.

Secara normatif koordinasi adalah kewenangan untuk menggerakkan, menyerasikan, menyelaraskan, dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan yang spesifik atau berbeda-beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu. Sedangkan secara fungsional, koordinasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja. Koordinasi merupakan fungsi organisasi, begitu suatu organisasi dibentuk atau terbentuk maka koordinasi internal dan eksternal harus berjalan. Koordinasi juga merupakan syarat mutlak untuk menjamin agar semua kegiatan kerja dalam organisasi dapat berjalan dengan harmonis dan efesien.

Koordinasi adalah proses kesepakatan bersama secara mengikat berbagai kegiatan atau unsur yang berbeda-beda pada dimensi waktu, tempat, komponen, fungsi dan kepentingan sehingga di satu sisi semua kegiatan di kedua belah pihak terarah pada tujuan pemerintahan yang ditetapkan bersama dan disisi lain keberhasilan pihak yang satu tidak dirusak keberhasilan pihak yang lain. Untuk menciptakan koordinasi yang efektif diperlukan komunikasi dan hubungan kerja. Komunikasi adalah kunci dari koordinasi yang efektif. Sedangkan hubungan kerja dan koordinasi adalah dua hal yang saling kait-mengait, karena koordinasi hanya dapat dicapai sebaik-baiknya dengan melakukan hubungan kerja yang efektif. Hubungan kerja adalah bentuk komunikasi administrasi yang membantu tercapai koordinasi.

Berikut definisi dan pengertian koordinasi dari beberapa sumber buku:

Menurut Syafrudin (1993), koordinasi adalah suatu proses rangkaian kegiatan menghubungi, bertujuan untuk menyerasikan tiap langkah dan kegiatan dalam organisasi agar tercapai gerak yang cepat untuk mencapai sasaran dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Ndraha (2011), koordinasi adalah proses penyepakatan bersama secara mengikat berbagai kegiatan atau unsur yang berbeda-beda sedemikian rupa sehingga disisi yang satu semua kegiatan atau unsur itu terarah pada pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan dan di sisi lain keberhasilan yang satu tidak merusak keberhasilan yang lain.
Menurut Hasibuan (2011), koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi.
Menurut Handoko (2003), koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen-departemen atau bidang-bidang fungsional) pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif.
Menurut Handayaningrat (2002), koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron atau teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Tujuan dan Manfaat Koordinasi

Menurut Ndraha (2011), tujuan koordinasi adalah sebagai berikut:

Menciptakan dan memelihara efektivitas organisasi setinggi mungkin melalui sinkronisasi, penyerasian, kebersamaan, dan kesinambungan, antar berbagai kegiatan dependen suatu organisasi.
Mencegah konflik dan menciptakan efisiensi setinggi-tingginya setiap kegiatan inter-dependen yang berbeda-beda melalui kesepakatan-kesepakatan yang mengikat semua pihak yang bersangkutan.
Menciptakan dan memelihara iklim dan sikap saling responsif antisipatif dikalangan unit kerja interdependen dan independen yang berbeda-beda, agar keberhasilan unit kerja yang satu tidak dirusak oleh unit kerja yang lain, melalui jaringan informasi dan komunikasi efektif.

Menurut Handoko (2003), apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi secara efektif maka ada beberapa manfaat yang didapatkan, antara lain sebagai berikut:

Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan terlepas satu sama lain, antara satuan-satuan organisasi atau antara pejabat yang ada dalam organisasi.
Menghindari suatu pendapat atau perasaan bahwa satuan organisasi atau pejabat merupakan yang paling penting.
Menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan antara bagian dalam organisasi.
Menghindari terjadinya kekosongan pekerjaan terhadap suatu aktivitas dalam organisasi.
Menimbulkan kesadaran diantara para pegawai untuk saling membantu.

Ciri-Ciri Koordinasi

Menurut Handayaningrat (2002), untuk menciptakan koordinasi yang efektif dibutuhkan ciri-ciri atau karakteristik koordinasi sebagai acuan dalam melakukan koordinasi antar subunit organisasi maupun eksternal organisasi. Adapun ciri-ciri atau karakteristik koordinasi yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan. Oleh karena itu koordinasi adalah menjadi wewenang dan tanggung jawab daripada pimpinan. Dikatakan bahwa pimpinan yang berhasil, karena ia telah melakukan koordinasi dengan baik.
Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama. Hal ini disebabkan karena kerjasama merupakan syarat mutlak terselenggaranya koordinasi dengan sebaik-baiknya.
Koordinasi adalah proses yang terus-menerus (continue process). Artinya suatu proses yang bersifat kesinambungan dalam rangka tercapainya tujuan organisasi.
Adanya pengaturan usaha kelompok secara teratur. Hal ini disebabkan karena koordinasi adalah konsep yang diterapkan di dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu tetapi sejumlah individu yang bekerjasama di dalam kelompok untuk mencapai tujuan bersama.
Konsep kesatuan tindakan. Konsep kesatuan tindakan adalah inti daripada koordinasi. Hal ini berarti bahwa pimpinan harus mengatur usaha-usaha/tindakan-tindakan daripada setiap kegiatan individu sehingga diperoleh adanya keserasian di dalam mencapai hasil bersama.
Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (common purpose). Kesatuan usaha/ tindakan meminta kesadaran/ pengertian kepada semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan bersama sebagai kelompok di mana mereka bekerja.

Jenis-jenis Koordinasi

Menurut Hasibuan (2011), koordinasi dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Koordinasi vertikal

Koordinasi vertikal adalah tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan, unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.

b. Koordinasi horizontal

Koordinasi horizontal adalah tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dijalankan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi yang setingkat. Koordinasi Horizontal terbagi atas dua jenis, yaitu:

Interdiiplinary, yaitu suatu koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan, menciptakan disiplin antar unit yang satu dengan unit yang lain secara intern maupun secara esktern pada unit-unit yang sama tugasnya.
Inter-related, yaitu koordinasi antar badan (instansi). Unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantung atau mempunyai kaitan baik secara intern maupun ekstern yang levelnya setaraf.

Sedangkan menurut Handayaningrat (2002), terdapat dua tipe koordinasi, yaitu:

a. Koordinasi intern

Koordinasi intern adalah koordinasi yang dilakukan oleh atasan langsung. Dalam koordinasi ini manajer wajib mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan bawahan, apakah bawahannya telah melakukan tugas sesuai dengan kebijaksanaannya atau tugas pokoknya.

b. Koordinasi fungsional

Koordinasi fungsional adalah koordinasi yang dilakukan horizontal yang disebabkan karena sebuah unit organisasi tidak mungkin dapat melakukan sendiri tanpa bantuan unit organisasi lain, dengan perkataan lain bahwa koordinasi fungsional wajib dilakukan karena unit-unit atau organisasi lainnya mempunyai hubungan secara fungsional yang bersifat intern dan ekstern. Koordinasi fungsional dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

Koordinasi fungsional yang bersifat intern, yaitu bahwa unit-unit dalam organisasi diperlukan koordinasi secara horizontal. Koordinasi fungsional ini diperlukan, karena antara unit yang satu dengan unit lainnya mempunyai hubungan kerja fungsional.
Koordinasi fungsional yang bersifat ekstern, yaitu koordinasi antara organisasi satu dengan organisasi lainnya. Hal ini mungkin menyangkut satu atau beberapa organisasi. Koordinasi fungsional ini dilakukan, karena sebuah organisasi tidak mungkin menyelenggarakan tugasnya tanpa bantuan dari orang lainnya.

Adapun menurut Ndraha (2011), koordinasi dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis, yaitu sebagai berikut:

Koordinasi waktu. Koordinasi waktu atau sinkronisasi merupakan proses untuk menentukan, mana kegiatan yang dapat berjalan serentak dan mana yang harus berurutan; jika berurutan bagaimana urutannya. Koordinasi ini dilakukan terhadap kegiatan antar unit kerja yang berhubungan dependen, klasual dan sebangsanya.
Koordinasi ruang. Koordinasi ruang dapat disebut juga koordinasi wilayah. Koordinasi ini ditempuh jika suatu kegiatan melalui berbagai daerah kerja.
Koordinasi interinstitusional. Yaitu koordinasi antar berbagai unit kerja yang berkepentingan atas suatu proyek serba guna atau produk bersama tertentu.
Koordinasi fungsional. Yaitu koordinasi yang dilakukan oleh unit kerja yang satu terhadap unit kerja yang lain yang kegiatannya secara objektif berhubungan fungsional.
Koordinasi struktural. Yaitu koordinasi antar unit kerja yang berada di bawah struktur tertentu, tanpa melalui superordinasi. Koordinasi seperti ini murni kehendak berkoordinasi unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lain secara sukarela.
Koordinasi perencanaan. Koordinasi ini untuk mengantisipasi terjadinya gejala kehancuran keberhasilan unit kerja yang satu oleh keberhasilan unit kerja yang lain. Koordinasi ini berlangsung antarunit kerja yang berhubungan interdependen dan independen.
Koordinasi masukan-balik. Yaitu koordinasi hasil kontrol terhadap setiap kegiatan unit kerja, agar dapat dilakukan, adjustment, improvement, koreksi dan sebagainya.

Prinsip-Prinsip Koordinasi

Menurut Follet (1997), terdapat beberapa prinsip yang harus dijalankan dalam pelaksanaan koordinasi yang lebih baik, yaitu sebagai berikut:

Early stage. Berdasarkan prinsip tahap awal, proses koordinasi harus dilakukan pada tahap awal proses manajerial. Koordinasi harus dimulai sejak proses perencanaan sehingga dapat menghasilkan perencanaan dan implementasi yang baik. Jika koordinasi selalu dilakukan di awal maka semua fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling dapat terlaksana dengan baik. Selain itu dengan proses koordinasi yang baik, tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih mudah dan cepat.
Continuity. Berdasarkan prinsip kesinambungan, koordinasi merupakan sebuah proses yang berkelanjutan atau berkesinambungan. Proses koordinasi dimulai sejak membentuk organisasi sampai organisasi tersebut berjalan. Koordinasi selalu dilakukan secara berkesinambungan dalam setiap proses planning, organizing, actuating, dan controlling.
Direct contact. Berdasarkan prinsip kontak langsung, proses koordinasi dapat berjalan dengan baik karena adanya komunikasi langsung antara anggota organisasi. Seluruh manajer harus mampu berkomunikasi langsung dengan baik dengan bawahannya sehingga tercipta hubungan yang baik. Kontak langsung ini sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman, salah penafsiran, dan perselisihan antara manajer dan anggota organisasi lainnya. Dengan demikian manajer dapat mengkoordinasi berbagai aktivitas anggotanya secara efektif dan efisien.
Reciprocal relation. Prinsip timbal baik menyatakan bahwa semua faktor dalam organisasi saling bergantung dan berhubungan. Setiap keputusan dan tindakan seseorang di dalam organisasi akan mempengaruhi situasi keseluruhan organisasi. Oleh karena itu, sebelum mengambil keputusan atau melakukan tindakan harus mempertimbangkan efek yang muncul pada orang lain atau departemen lain apabila keputusan atau tindakan tersebut diterapkan. Diterapkannya prinsip ini diharapkan manajer atau anggota lainnya mengambil keputusan atau tindakan se pihak, sehingga koordinasi dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Faktor yang Mempengaruhi Koordinasi

Menurut Hasibuan (2011), terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi koordinasi, yaitu sebagai berikut:

a. Kesatuan tindakan

Koordinasi memerlukan kesadaran setiap anggota organisasi untuk saling menyesuaikan diri atau tugasnya dengan satuan organisasi lainnya agar anggota atau satuan organisasi tersebut tidak berjalan sendiri-sendiri. Pemimpin harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha dari pada tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil. Untuk memperoleh suatu koordinasi yang baik, pimpinan dapat mengatur jadwal waktu agar kesatuan usaha dapat berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.

b. Komunikasi

Komunikasi tidak dapat dipisahkan dari koordinasi, karena komunikasi, sejumlah unit dalam organisasi akan dapat dikoordinasikan berdasarkan rentang dimana sebagian besar ditentukan oleh adanya komunikasi. Komunikasi merupakan salah satu dari sekian banyak kebutuhan manusia dalam menjalani hidup dan kehidupannya. Dalam organisasi komunikasi sangat penting karena dengan komunikasi partisipasi anggota akan semakin tinggi dan pimpinan memberitahukan tugas kepada karyawan harus dengan komunikasi.

c. Pembagian kerja

Secara teoritis tujuan dalam suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan bersama dimana individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Pembagian kerja adalah perincian tugas dan pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

d. Disiplin

Disiplin kerja adalah suatu alat yang digunakan para manajer untuk berkomunikasi dengan karyawan agar mereka bersedia untuk mengubah suatu perilaku serta sebagai suatu upaya untuk meningkatkan kesadaran dan kesediaan seseorang mentaati semua peraturan organisasi dan norma-norma sosial yang berlaku. Pimpinan diharapkan mampu menerapkan konsep disiplin positif yakni penerapan peraturan melalui kesadaran bawahannya. Sebaliknya bila pimpinan tidak mampu menerapkan konsep disiplin positif pada dirinya sendiri tentu dia juga tidak mungkin mampu menerapkannya pada orang lain termasuk kepada bawahannya.

Daftar Pustaka

Syafrudin, Ateng. 1993. Pengaturan Koordinasi Pemerintahan di Daerah. Bandung: Citra Aditya Bakti.
Ndraha, Taliziduhu. 2011. Kybernology (Ilmu Pemerintahan Baru). Jakarta: Rineka Cipta.
Hasibuan, Malayu S.P. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Handoko, T.Hani. 2003. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE.
Handayaningrat, Soewarno. 2002. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen. Jakarta: Haji Masagung.
Follet, Mary Parker. 2007. Manajemen. Jakarta: Indeks.